Erfolgreiches Onboarding: Den Neubeginn optimal nutzen

Wachstum und Dynamik eines Unternehmens hängen von der gewissenhaften Rekrutierung neuer Mitarbeiter ab. Doch mit dem erfolgreichen Bewerbungsprozess ist es nicht getan. Im Onboarding stellen sich die Weichen für das zukünftige Miteinander, für die Arbeitseinstellung und das Grundgefühl am Arbeitsplatz. Als Arbeitgeber ist es hilfreich, sich im Vorfeld einige Grundprinzipien des Umgangs im Arbeitskontext vor Augen zu führen, die Arbeitnehmersicht zu reflektieren und dadurch schon im Vorfeld unnötige Reibungs- und Frustrationspunkte auszuschließen.

Was ist ein idealer Start?

Ein Neuanfang ist spannend und verheißungsvoll, bedeutet neue Entwicklungspotenziale, Erfahrungen und Kontakte. Genauso ist er allerdings auch mit Unsicherheiten, Fragen und streckenweise auch Überforderung verbunden. An einem neuen Arbeitsplatz kann es schnell passieren, dass neue Mitarbeiter sich allein gelassen fühlen, weil das Tagesgeschäft wenig Raum bietet, sich ihnen in einem angebrachten Maß und mit entsprechender Geduld zuzuwenden. Es liegt in Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber, sich und Ihre neuen Mitarbeiter bestmöglich gegen diesen Fall abzusichern. Dabei lässt sich der Enthusiasmus und Aufwind des Neubeginns für beide Seiten optimal nutzen. Wenn Sie sich gut vorbereiten, tun Sie sowohl Ihrem Unternehmen, als auch Ihrem neuen Mitarbeiter einen großen Gefallen.

Wie fühlt sich Ihr neuer Mitarbeiter?

Vorfreude auf eine neue Arbeitsstelle mischt sich vor dem Antritt bei Vielen mit Ungewissheit über die Anforderungen und darüber, ob sie tatsächlich in der Lage sein werden, diesen Anforderungen gerecht zu werden. Es erwartet sie ein neues Team, das bereits eingespielt ist und scheinbar auch ohne Neuzugang gut funktioniert. Ein neuer Mitarbeiter ist nicht nur fachlich zu Beginn seiner Arbeitszeit in höchstem Maße gefordert, auch gilt es, die internen Strukturen und Abläufe wahrzunehmen, zu verstehen und schließlich den eigenen Platz darin zu definieren. Ein kurzer Einblick von einem erfahrenen Mitarbeiter direkt zu Beginn kann diesen Prozess deutlich erleichtern.

Wie können Sie Ihren Mitarbeitern den Start erleichtern?

Als Arbeitgeber haben Sie viel Verantwortung und müssen verschiedenste Termine und Abläufe überblicken. Das Tagesgeschäft ruhtnicht und ohne Vorbereitung kann es schwierig werden, sich einem neuen Mitarbeiter tatsächlich zuzuwenden und ihn zu integrieren. Selbst wenn Sie als Arbeitgeber in der Hierarchie über dem neuen Mitarbeiter stehen – Umgang auf Augenhöhe ist wichtig und es sollte nicht das Gefühl aufkommen, als betrachteten Sie neue Mitarbeiter von oben herab.

Es ist unerlässlich, sich neuen Mitarbeitern wertschätzend und geduldig zu widmen, um ihnen das Gefühl zu geben, dass sie bei Ihnen richtig sind. Sollte es Ihnen zeitlich absolut nicht möglich sein, am ersten Tag selbst das Onboarding zu übernehmen, weisen Sie diese Aufgabe einem geeigneten Mitarbeiter zu. Stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter nicht den Eindruck bekommt, sie seien vergessen worden oder gar im Weg. Dabei ist es hilfreich, die Eckdaten der neuen Mitarbeiter zu kennen und zu beachten. Das Gefühl, fachlich gebraucht zu werden, Anerkennung und Interesse für bisherige Leistungen entgegengebracht zu bekommen und das bestehende Team ergänzen zu können, sind sehr wichtig für neue Mitarbeiter. Angemessene Aufgaben und Verantwortung zu erhalten, ist für die meisten wichtiger, als einen Frischlingsbonus zu bekommen.

Überschaubare Aufgaben zu Beginn sind sinnvoll, die den Fähigkeiten und künftigen Zuständigkeitsbereichen entsprechen. Diese können und werden sich im Laufe der Tätigkeit entsprechend steigern. Sie sollten gut abgestimmt sein, damit sich weder Überforderung, Zweifel an den eigenen Fähigkeiten und damit verbundene Frustration, noch der Eindruck, unterfordert und nicht gewinnbringend fürs Team zu sein, bei dem oder der Neuen einstellen. Ein gewissenhaftes und angebrachtes Onboarding und Heranführen an Aufgaben, Verantwortungsbereiche und das in Anbetracht der individuellen Fähigkeiten, kann auf kurze und auf lange Sicht die Richtung für ein gutes Arbeitsverhältnis weisen.

Wie können Sie sich vorbereiten?

Als Arbeitgeber haben Sie auch über den formellen Prozess der Bewerbung und Einstellung hinaus noch einige Möglichkeiten, viel für Ihre zukünftigen Mitarbeiter zu bewegen. Bereits ein offenes Interesse an Ihren Mitarbeitern und der Kontakt zu diesen kann äußerst hilfreich sein, sie in ihrer neuen Position zu unterstützen. Nicht nur dem neuen Mitarbeiter vermitteln Sie so das Gefühl der Wertschätzung, auch aus Unternehmenssicht zahlt es sich aus, schon vor seinem ersten Arbeitstag zu wissen, wer Ihre neuen Mitarbeiter sind und wie sie sich in Struktur und Abläufe einfügen können. Sowohl vertragliche Formalitäten – sofern noch nicht abgeschlossen – als auch der Arbeitsplatz sollten bereits vorbereitet sein. Keinen Platz zu haben oder von Kollegen darauf hingewiesen zu werden, man säße auf ihrem Platz, ist sehr unangenehm für die neuen Mitarbeiter und lässt sich vermeiden. Richten Sie Arbeitsrechner, Mail und Telefon, soweit es möglich ist im Vorfeld ein, damit Ihre neuen Mitarbeiter reibungslos in ihren ersten Tag starten können.

Es empfiehlt sich, das Team und die Kollegen über die neuen Mitarbeiter zu informieren, damit diese sich willkommen fühlen können. Ein strukturiertes Onboarding durch Sie als Arbeitgeber oder einen geeigneten und gebrieften Mitarbeiter inklusive eines Einarbeitungsplans ist zukunftsweisend für das Arbeitsverhältnis. Durch einen persönlichen und fachlichen Ansprechpartner erfahren Ihre neuen Mitarbeiter Wertschätzung auf der Mentoring-Ebene und fühlen sich gut abgeholt. Dafür empfiehlt sich eine im Vorfeld festgelegte Ansprechperson, die, sofern es die Kapazitäten ermöglichen – am ersten Tag oder darüber hinaus die Rolle eines Mentors übernimmt, der für Fragen, Formalitäten und Inhalte zur Verfügung steht. Ansonsten könnte es passieren, dass sich die neuen Mitarbeiter nicht relevant und gebraucht fühlen, was die Frage nach dem Sinn der neuen Arbeitsstelle aufkommen lassen kann. Ob rational oder nicht, ein ungutes Grundgefühl gleich zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses kann die Zukunft entscheidend beeinflussen.

Was macht einen idealen ersten Tag am neuen Arbeitsplatz aus?

Der erste Arbeitstag kann für das künftige Miteinander aller Beteiligten maßgeblich sein. Um das im Vorfeld weitestgehend positiv zu beeinflussen, lassen sich für den ersten Tag simple Vorkehrungen treffen, die den Einstieg reibungslos gestalten.

Der Beginn einer Arbeitswoche oder auch eines Arbeitstages ist in vielen Fällen geprägt von Absprachen, Koordination, Planung oder einfach dem mehr oder minder strukturier- und planbaren Tagesgeschäft. Bis alles in geregelten Bahnen läuft, kann es hektisch zugehen. Neue Mitarbeiter an ihrem ersten Tag können in dieser Situation erfahrungsgemäß wenig beitragen. Deshalb können Sie als Arbeitgeber guten Gewissens Ihre Neuzugänge an Tag eins eine Stunde später erscheinen lassen als regulär. Dadurch müssen sie nicht ratlos abwarten, bis jemand Zeit für sie hat und fühlen sich nicht vergessen oder im Weg. Ein noch besseres Gefühl des Aufgehobenseins bekommen Ihre neuen Mitarbeiter, wenn Sie ihnen einen vorbereiteten Arbeitsplatz bieten können, von wo aus sie ohne Verzögerung in ihre Arbeit starten können. Bevor sie das tun, empfiehlt es sich, ihn dem gesamten Team und allen relevanten Personen vorzustellen. In diesem Zuge können Sie ihnen direkt ihren Einführungsmentor an die Hand geben, der sie am ersten Tag oder darüber hinaus unterstützen wird. Dieser oder Sie selbst übernehmen auch das Briefing. Im Sinne neuer Mitarbeiter ist es kollegial, die Pause vorzuplanen und sicher zu stellen, dass sie nicht allein essen müssen. So sind Anknüpfungspunkte für beide Seiten geschaffen und sie fühlen sich integriert.

Wie verläuft die erste Zeit am neuen Arbeitsplatz bestmöglich?

Wie für Beziehungen oder langfristiges Miteinander verschiedenster Art gilt: Was man zulässt, setzt sich fort. Die Weichen, die in der Anfangsphase gestellt werden, sind maßgeblich für den Fortbestand. Selbiges trifft auf Arbeitsverhältnisse zu, sowohl aus Arbeitgeber-, als auch aus Arbeitnehmersicht. Gepflogenheiten, die sich in den ersten Tagen und Wochen manifestieren, lassen sich schwer wieder ablegen. Wenn Sie sich dessen als Arbeitgeber bewusst sind, können Sie die Situation zu Ihrem Vorteil beeinflussen.

Wichtige Stichworte sind hier vor allen Dingen Kommunikation, Werte, Strukturen, Arbeitsmoral und Abläufe. In diesen Bereichen können Sie deutlich machen, welche Erwartungen Sie haben, was flexibel ist und was nicht. Indem Sie als Arbeitgeber beispielsweise eine transparente, direkte und wertschätzende Kommunikation vorleben, schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass dies von Ihren neuen Mitarbeitern von Beginn an übernommen werden kann. Ein Umgang auf Augenhöhe, trotz Unternehmenshierarchie, schafft Raum für Fragen, Anmerkungen und Wünsche. Mitarbeiter, die ihrem Arbeitgeber vertrauen können, werden eher offen kommunizieren, lösungsorientiert und im Unternehmenssinne handeln, als solche, die dafür keine Möglichkeit sehen und stattdessen Frustration aufbauen.

Gewissenhafte Vorbereitung dieser wenigen und einfachen Schritte kann für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter langfristig einen großen, positiven Effekt haben. Mit Weitsicht und Empathie gelingt es Ihnen ohne Schwierigkeiten, Ihren neuen Mitarbeiter bestmögliche Startvoraussetzungen zu bieten. Damit schaffen Sie die Grundlage für ein zufriedenes, effizientes und wertschätzendes Arbeitsverhältnis.